Кадровое делопроизводство

Правила оформления информационно-справочных документов


Ж. Байбекова
HR-специалист Intercomp Казахстан

Докладные записки, служебные записки и объяснительные входят в состав информационно-справочных документов и несут информационный характер. А именно эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Но в то же время они не содержат поручений, не обязывают их выполнять. Они необходимы для оперативного управления и при их помощи происходит обмен информацией внутри компании.

Особенностью этих документов является то, что они адресуются в иерархическом порядке снизу вверх: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую организацию.

Любой из этих документов должен содержать:

  -автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);

  -адресат (кому направляется документ);

  -название вида документа (например, «Докладная записка», «Служебная записка», «Объяснительная»);

  -дату составления и номер регистрации;

  -заголовок (например, «О выходе на работу в выходной день»);

  -текст;

  -подпись составителя (с указанием должности).

Эти документы отличаются по содержанию и по адресатам.

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения. В докладной записке основательно излагается какой-либо вопрос, иными словами, докладывается возникшая ситуация и преследуется цель подвигнуть руководство к принятию соответствующих мер или определенного решения.

В зависимости от адресата докладные делятся на:

  -внутренние – те, которые направляются руководителю организации или руководителям структурного подразделения, они могут составляться на простом листе бумаги формата А4;

  -внешние – адресуемые в вышестоящие инстанции или руководящие структуры, их необходимо оформлять на бланке организации.

Текст докладной записки обычно состоит из нескольких частей: в первой излагаются причины, факты и события, которые имели место; вторая содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения; последняя часть включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Служебная записка – это документ, который составляется работником или руководителем подразделения на имя руководителя или в другое подразделение в этой же организации. При помощи служебной записки решаются только служебные вопросы, она обеспечивает связь между департаментами и отделами. В ней обычно отражаются вопросы хозяйственного, материально-технического, информационного обеспечения и т. д. Оформляется служебная записка так же, как и докладная.

В Республике Казахстан кадровое делопроизводство осуществляется в виде организационных, распорядительных и информационно-справочных документов. Хотя ни к одному из перечисленных видов «Служебная записка» не относится, все же данный вид документа очень удобен в работе и потому широко используется на практике.

Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины происшедшего: нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная записка пишется собственноручно, в одном экземпляре. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица.

Так как объяснительные записки пишут в ответ на какую-либо жалобу или неудовольствие, они носят форму оправдательного характера. Правильно составленная объяснительная записка может помочь ее владельцу смягчить дисциплинарное взыскание.

Обычно сотрудникам написание записок дается с трудом, и чтобы облегчить задачу, можно, например, написать правила или инструкцию по составлению записок, а также можно приложить к инструкции бланки записок и ознакомить работников с этим документом.

Например, данный документ может выгладить так:

ТОО «А»

Утверждена приказом №___ от «___» «________» «____ г.» по ТОО «А»

Инструкция по делопроизводству ТОО «А»

<...>

3. Записки (докладные, служебные, объяснительные).

3.1. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

  -наименование структурного подразделения – составителя записки;

  -наименование вида документа – докладная, служебная или объяснительная записка;

  -дата документа – дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);

  -адресат – Ф. И. О. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);

  -заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;

  -отметка о наличии приложения (если оно есть), например «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;

  -подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. И. О.).

3.2. Текст пишется от первого лица в единственном числе. В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий.

Рекомендуется заканчивать текст словами «Считаю... (необходимым, целесообразным и т. д.)», «Предлагаю...», «Прошу... (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)».

3.3. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 1, 2, 3 к инструкции.

Когда сотруднику понадобится написать записку, можно дать ему образец. Ниже приведены примеры оформления разных записок.


Источник: www.vitaminka.kz: кадровые вопросы/кадровый документооборот/организация кадрового документооборота